GİRİŞ

Proje Yönetimi Ana olarak aşağıdaki bilgi alanlarını efektif olarak kullanmayı sağlar;

1 – Proje Entegrasyon Yönetimi (Project Integration Management)

2 – Proje Kapsam Yönetimi (Project Scope Management)

3 – Proje Zaman Yönetimi (Project Schedule Management)

4 – Proje Maliyet Yönetimi (Project Cost Management)

5 – Proje Kalite Yönetimi (Project Quality Management)

6 – Proje İnsan Kaynakları Yönetimi (Project Resource Management)

7 – Proje İletişim Yönetimi (Project Communications Management)

8 – Proje Risk Yönetimi (Project Risk Management)

9 – Proje Tedarik Yönetimi (Project Procurement Management)

10 – Proje Paydaş Yönetimi (Project Stakeholder Management)

1. PROJE, OPERASYON VE PROJE YÖNETİMİ NEDİR?

PMI’ye göre Proje; özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici girişime verilen isimdir.

Projelerin sonunda çıkan ürün aynı bile olsa, projelerin içindeki bir takım değişkenlerin varlığı projeyi özgün kılar. Karşılaşılan riskler, paydaşlar, maliyetler gibi değişkenler bu değişkenlerden bir kaçıdır.

Şirketlerin içerisindeki düzenli olarak aynı yapılan ve aynı değişkenlere sahip çalışmalar dizisine ise “Operasyon” denir. Operasyonlar süreklilik arz eder ve prosedür, talimat, iş akış diyagramları gibi adımları tarif eden belgeler ile kayıt altına alınırlar.

Bazı proje örneklerini aşağıdaki gibi tanımlayabiliriz;

• Yeni bir ürün ya da hizmet geliştirmek,
• Bir kuruluşun yapısında, personel kadrosunda ya da üretim tarzında bir değişiklik gerçekleştirmek,
• Yeni ya da geliştirilmiş bir bilgi/yönetim sistemi geliştirmek ya da edinmek (donanım veya yazılım),
• Sonucu uygun bir şekilde saklanacak bir araştırma yapmak,
• Bir bina, endüstriyel tesis veya alt yapı inşa etmek,

Proje yönetimi ise; bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin projenin gereksinimlerini yerine getirmek için proje aktivitelerine uygulanması işlemidir. Proje yönetimi mantıksal olarak 47 proje yönetim sürecinin uygun şekilde uygulanması yolu ile gerçekleştirilir. Bu süreçler 5 ana süreç grubunda toplanmıştır;

• Başlangıç
• Planlama
• Yürütme
• İzleme ve Kontrol
• Kapanış

Bir projenin yönetilmesi genellikle aşağıdaki kısımları içerir;

• Gereksinimlerin belirlenmesi,
• Planlama ve yürütme aşamalarında paydaşlara ait ihtiyaçların, beklentilerin ve kaygıların ele alınıp giderilmesi,
• Projenin gerçekleşmesinde aktif olarak rol alan paydaşlar arasında koordinasyonun kurulması ve işletilmesi,
• Paydaşların, proje gereksinimlerini karşılamaya ve ara ve ana teslimat tarihlerine uymasının sağlanması,
• Projenin birbiri ile çelişen kısımların yönetilmesi.

Projelerde iki ya da daha fazla kısım birbiri ile çelişebilir. Çelişebilecek adımlar arasında aşağıdakileri saymamız mümkündür;

• Kapsam,
• Kalite,
• Zaman çizelgesi,
• Bütçe,
• Kaynaklar
• Riskler v.b.

Projelerin özellikleri ve kısıtları (bütçesel, zamansal v.b.) proje yönetiminde aktif olarak görev alan ekibin/ekiplerin odaklanması gereken kısımları etkiliyebilir.

Projeyi etkileyen farktörlerden birisinde değişiklik olması durumunda, diğer faktörlerden biri veya birden fazlası bu değişiklikten etkilenebilir. Örnek vermek gerekirse; proje kapsamında oluşacak bir değişiklik, zaman çizelgesini ve bütçeyi etkileyebilecektir. Zaman çizelgesinde oluşacak değişikliğin paydaşlar tarafından kabul edilmemesi durumunda kalite veya risk faktörleri de değişiklik gösterebilecektir.

• PROJE YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR?

Proje yönetiminin önemini aşağıdaki başlıklar ile açıklamak mümkündür;

• Proje geleceğinin ön görülmesini sağlar,
• Projede atılacak adımların sistemli ve mantıklı olarak atılmasını sağlar,
• Hedefleri belirlemede ve hedeflere ulaşmada kolaylık sağlar,
• Zaman taahhütlerinin kesinleşmesini ve bu taahhütlere uyulmasını sağlar,
• Projelerdeki etkin süreçlerin izlenmesini ve kontrol edilmesini sağlar,
• Aktivite temelli maliyetlerin analiz edilmesini ve projenin hangi aşamalarında ne kadarlık bir bütçeye ihtiyaç duyacağınızı hesaplamanızı sağlar,
• İşleri atlama riskini azaltır ya da tamamen ortadan kaldırır,
• Kaynakların doğru yönetilebilmesine imkan tanır,
• Raporlama yapmaya imkan tanıyarak proje paydaşlarının kaygılarını giderir,
• Proje ara ve ana teslimatlarında kalite artışı sağlar,
• Proje ile ilgili olası risklerin ön görülebilmesini ve dolayısı ile tedbir alınabilmesini sağlar,
• Alınan derslerin kayıt edilerek başka projelerde faydalanılmasını ve gelecek projelerdeki öngörülerin daha doğru yapılabilmesini sağlar.

Proje yönetim kültürünün minimum olarak uygulanıldığı veya hiç uygulanılmadığı şirketlerde proje yönetim kültürünün yerleşmesi esnasında, eski usulde iş yapmaya alışmış olan personeller, uyum sürecinde zorluklar yaşayabilmeketdir. Uyum sürecinin daha az sancılı olarak atlatılması için, proje yönetimi ile ilgili süreçlerin yavaş yavaş uygulamaya alınması, personellere süreçler ve yönetim kültürü ile ilgili eğitimler düzenlenerek içselleştirmelerinin sağlanması faydalı olacaktır.